Wie bewerbe ich mich für den Lions-Jugendaustausch?

ACHTUNG: Erst nach Veröffentlichung der jährlichen Campliste ab Ende November jeden Jahres ist eine Anmeldung möglich. Vorher erfolgte Registrierungen im Portal bleiben nicht erhalten! 

Bewerbungsverfahren:

  • Schritt 1: Registrierung und Anlage eines Accounts

    Um die Bewerbung zu starten, muss vorab die Registrierung über das Online-Anmeldeportal erfolgen. Nach erfolgter Registrierung wird ein Passwort, mit dem sich der Bewerbende in sein Profil einloggen kann, sowie als Anhang das Formular „Einwilligungserklärung in die Datenerhebung“ zugesendet. Dieses Formular muss vom Teilnehmenden im ersten Schritt ausgedruckt, unterzeichnet (bei Minderjährigen auch von den Eltern) und anschließend hochgeladen werden, um zum nächsten Schritt der Bewerbung, nämlich der Eingabe der persönlichen Daten und dem Hochladen der Dokumente/Fotos zu gelangen.
    Registrierung unter folgendem Link: https://portal.lions-youthexchange.de/campliste​​​​​​​

  • Schritt 2: Eingabe von persönlichen Daten, Versicherungsinformationen und Auswahl des bürgenden Lions Clubs

    • Eingabe der persönlichen Daten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, etc.)

    • Die Angabe der Krankenversicherung (Health Insurance) und der Privathaftpflichtversicherung (Liability Insurance) inkl. der dazugehörigen Policy Nummer ist notwendig, da diese Informationen im Ausland benötigt werden.

    • Angaben zum Gesundheitsstatus

    • Erfassung der Kontaktdetails der Familie

    • Auswahl des bürgenden Lions Clubs
       

  • Schritt 3: Hochladen der Dokumente

    • Familienfoto

    • Passfoto/Portraitfoto

    • Kopie eines Krankenkassennachweises (EHIC oder Kopie Police Auslandskrankenversicherung)

    • Kopie des Reisepasses
       

  • Schritt 4: Angabe der Daten der Familie für den Gegenaustausch

    • Angaben zur verpflichtenden Gegenaufnahme eines Jugendlichen. In Ausnahmefällen   übernimmt der Club die Gegenaufnahme. Dies ist aber vorab mit dem Club abzuklären und erst dann kann die entsprechende Erfassung im Profil erfolgen.
       

  • Schritt 5: Erfassung des eigenen Gastfamilienbriefs

    • Direkte Erfassung des Gastfamilienbriefs im Anmeldeportal (in Englisch, bei Bewerbungen für Frankreich in Französisch, mindestes 1 DIN A4-Seite umfassend), in dem sich der Bewerber selbst und seine Familie vorstellt. Beginnend mit „Dear host family,…“ und über sich, die Familie, Wohnort, Schule, Hobbies und Erwartungen berichtet. Der Brief muss sich nicht auf ein bestimmtes Land beziehen, so dass der Brief im Falle der Nichtverfügbarkeit des ersten Wunschcamps, an das nächste Wunschcamp gesendet werden kann.
       

  • Schritt 6: Camp-Auswahl

    • Im letzten Schritt erfolgt die Auswahl der Camps. Mindestens zwei Camps müssen angegeben werden. Falls das erste Wunschcamp nicht mehr verfügbar sein sollte, kommt das zweite zum Tragen.

Wie geht es nach der Bewerbung weiter?

  • Die Bewerbung wird nun durch die Stiftung überprüft und im Falle fehlender/falscher Angaben Korrekturen angefordert. Diese müssen innerhalb von 7 Tagen nachgereicht werden, andernfalls werden die Wunschcamps wieder freigegeben.

  • Ist die Bewerbung komplett und die Dokumente sind korrekt, wird die Bewerbung an das erste Wunschcamp gesendet, sofern dieses noch zur Verfügung steht.

  • Der Bewerber bekommt seine ausgefüllte Application Form per E-Mail zugeschickt. Diese sollte ausgedruckt (Wichtig: Vor dem Ausdrucken den Button „Bearbeiten“ des Excel-Formulars anklicken, so dass alle Angaben im Formular erscheinen) und auf der letzten Seite (3. Seite) die Unterschriften in der angegebenen Reihenfolge eingeholt werden.

  • Erfolgt eine Zusage für die Camp-Teilnahme aus dem Ausland wird der Bewerber zeitnah informiert. Im seltenen Fall einer Absage wird der Bewerber ebenso informiert, sollte eine Anfrage an das nächste Wunschcamp notwendig sein.

  • Nach der Akzeptanz erfolgt in der Regel eine direkte Kontaktaufnahme mit dem Bewerber aus dem Ausland. Sobald diese erfolgt ist, geht die weitere Kommunikation über die dortigen Lions weiter.

  • Vor dem Kauf von Flug- oder Bahntickets muss vom Bewerber anhand der vorgegebenen Austauschzeiten, eine mögliche Reiseverbindung dem Ausland zur Freigabe/Bestätigung vorgelegt werden. Wir empfehlen die Buchung eines Flex-Tickets.

  • Die Informationen zur Gastfamilie im Ausland werden dem Bewerber in der Regel erst zu einem späteren Zeitpunkt zugesendet. Spätestens im Mai sollten jedoch alle Teilnehmer die Gastfamilieninformationen erhalten haben.

  • Die Abwicklung (Überweisung oder bar) der in der Camp-Ausschreibung festgelegten Camp- Gebühr erfolgt direkt zwischen dem Teilnehmer und dem Ausland.

  • Erst wenn sämtliche Dokumente inklusive Kopie des Reisepasses mit mindestens 6 Monate Gültigkeit oder des Personalausweises (ausreichend innerhalb der EU) vorliegen und die vollständige Unterschriftenseite (3. Seite der Application Form) bei der Stiftung eingereicht wurde, wird dem Teilnehmer ein Ausstattungspaket (Polo-Shirt, Wimpel, Pins) sowie die Rechnung über die Verwaltungsgebühr (99 EUR) zugesendet.

  • Minderjährige Teilnehmer am internationalen Lions-Jugendaustausch müssen eine beglaubigte „Erlaubnis für Ein- und Ausreise Minderjähriger“ bei Ein- und Ausreise mitführen.

  • Wird ein Teilnehmer finanziell durch einen Lions Club gesponsert (dies sollte bereits vor der Registrierung geklärt werden), bitten wir um Rücksprache mit dem Club und Mitteilung an die Stiftung, wer die Rechnung über die Verwaltungsgebühr bezahlt.

(Teil)-Stipendien möglich:

Lass Dich nicht von Deinen Zielen abbringen, wenn Du nicht die finanziellen Möglichkeiten hast, am Austausch teilzunehmen. Denn die deutschen Lions unterstützen junge Menschen mit guten Schulnoten und die, die sich sozial engagieren. Die Höhe der Stipendien richtet sich nach dem individuellen Bedarf. Achtung! Für Stipendiat*innen gilt ein früherer Bewerbungsschluss.